Dokumenteinstellungen (Crawler)

Hinweis: Die mit den Einstellungen auf dieser Seite verbundenen Aktionen (Aktualisieren oder Löschen von Dokumenten) werden nicht durch den Crawler-Auftrag, sondern durch den Dokumentenaktualisierungs-Agenten vorgenommen. Bei jeder Ausführung des Dokumentenaktualisierungs-Agenten überprüft dieser jedes Dokument und bestimmt, ob es bearbeitet werden muss. Dokumente werden also nur dann aktualisiert oder gelöscht, wenn der Dokumentenaktualisierungs-Auftrag ausgeführt wird.

So legen Sie die Optionen für das Aktualisieren oder Löschen der Dokumente fest, die durch diesen Crawler importiert werden:

1. Legen Sie unter „Verfallsdatum des Dokuments“ fest, ob diese Dokumente nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums gelöscht werden sollen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

• Sollen Dokumente nach einer Ablaufzeit nicht gelöscht werden, wählen Sie Nie verfallen.
  
  Hinweis: Wenn Sie festgelegt haben, dass Dokumente aktualisiert werden (siehe Schritt 2) und das Dokumente, falls das Quelldokument nicht gefunden wird, gelöscht werden (siehe Schritt 3), können auch Dokumente ohne Verfallsdatum gelöscht werden.

• Sollen Dokumente nach einer bestimmten Ablaufzeit gelöscht werden, wählen Sie Löschen nach. Geben Sie eine Zahl in das Feld ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Zeitraum aus.
  
  Tipp: Wenn Sie alle Dokumente löschen möchten, die von diesem Crawler importiert wurden, können Sie festlegen, dass die Dokumente sofort verfallen sollen (stellen Sie z. B. „Löschen nach“ auf 1 Minute ein). Wenden Sie diese Einstellung anschließend auf die vorhandenen Dokumente wie in Schritt 4 beschrieben an. Wenn der Dokumentenaktualisierungs-Auftrag das nächste Mal ausgeführt wird, werden alle Dokumente gelöscht, die zuvor von diesem Crawler importiert wurden.

2. Geben Sie unter „Aktualisierung von Links und Eigenschaften“ an, ob diese Dokumente und ihre zugeordneten Eigenschaften regelmäßig aktualisiert werden sollen.

1. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

• Sollen Dokumente und ihre zugeordneten Eigenschaften nicht aktualisiert werden, wählen Sie Nie.

• Sollen Dokumente regelmäßig aktualisiert werden, wählen Sie Alle, geben Sie eine Zahl in das Feld ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Zeitraum aus.

2. Wenn Sie festgelegt haben, dass Dokumente aktualisiert werden sollen, können Sie auswählen, ob die zugeordneten Eigenschaften ebenfalls aktualisiert werden. Sobald ein Dokument aktualisiert wird, werden die zugeordneten Eigenschaftswerte des Quelldokuments standardmäßig ebenfalls aktualisiert.
   
   Sollen die Dokumenteneigenschaften nicht aktualisiert werden, wählen Sie die Option Nur die Gültigkeit der Links zu diesen Dokumenten bestätigen. Der Dokumentenaktualisierungs-Agent prüft dann, ob das Quelldokument noch vorhanden ist. Wenn es vorhanden ist, ändert sich nichts. Wird ein Dokument nicht gefunden, wird entsprechend Ihren Einstellungen für ungültige Links (siehe Schritt 3) verfahren.
   
   Wenn Sie den Dokumentenaktualisierungs-Agenten täglich ausführen, ist diese Funktion zum einfachen Entfernen ungültiger Links sehr nützlich. Andernfalls kann das Ausführen des Dokumentenaktualisierungs-Agenten im unternehmensweiten Portal länger als einen Tag in Anspruch nehmen.

3. Wenn Sie festgelegt haben, dass Dokumente aktualisiert werden sollen, geben Sie unter „Ungültige Links“ an, was geschehen soll, wenn beim Aktualisieren Quelldokumente fehlen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

• Sollen die Dokumente im Portal verbleiben, wählen Sie Unverändert bleiben.

• Sollen die Dokumente gelöscht werden, sobald die Quelldokumente nicht gefunden werden, wählen Sie Sofort gelöscht werden.
  
  Hinweis: Falls das Dokument nur zeitweilig verschoben oder gelöscht wurde, sollten Sie warten, bevor Sie ein Dokument aufgrund eines fehlenden Quelldokuments löschen (nachfolgend beschrieben).

• Sollen Dokumente gelöscht werden, wenn die Quelldokumente innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht gefunden wurden, wählen Sie Gelöscht werden nach. Geben Sie eine Zahl in das Feld ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Zeitraum aus.

4. Wenn Sie die Einstellungen auf dieser Seite ändern, nachdem der Crawler ausgeführt wurde, und die neuen Einstellungen auf bereits importierte Dokumente angewendet werden sollen, wählen Sie die Option Wendet diese Einstellungen auf vorhandene, durch diesen Crawler erstellte Dokumente an. Diese Einstellungen werden angewendet, wenn Sie auf Fertig stellen klicken.

• So zeigen Sie die Seite an, auf die sich dieses Hilfethema bezieht:

1. Klicken Sie auf Administration.
2. Öffnen Sie den Crawler-Editor.
• So erstellen Sie einen neuen Crawler:
1. Öffnen Sie einen Administrationsordner.
2. Klicken Sie in der Dropdown-Liste „Objekt erstellen“ auf den Crawler-Typ, den Sie erstellen möchten.
• So bearbeiten Sie einen bereits vorhandenen Crawler:
1. Gehen Sie zum Crawler, den Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf den Namen des Crawlers.
3. Klicken Sie links unter „Objekteinstellungen bearbeiten“ auf Dokumenteneinstellungen.